Vergaderen met de Laptop

In 1991 werd in het Natlab van Philips de eerste elektronische vergadering op Nederlandse bodem gehouden. Een decennium later is het vergaderhulpmiddel nog steeds niet wijdverspreid in het bedrijfsleven. Maar daar gaat de komende jaren verandering in komen, verzekert Michiel van Genuchten, directeur van het Eindhovense bedrijf Groupsupport.com.

Uit een soort frustratie voor vergaderen is de elektronische variant in 1985 opgezet door een groep Amerikaanse wetenschappers. Voor hen stond vergaderen synoniem voor 'saai', 'niet aan de beurt komen' en 'niet zeggen wat je denkt'. De elektronische variant is dan ook 'leuk', 'je kunt altijd je mening kwijt' en 'je kunt alles zeggen wat je vindt', betoogt Eindhovenaar Michiel van Genuchten (37), die begin jaren negentig voorop stond om de Amerikaanse vinding in Nederland te introduceren.

Vanaf 1994 verkoopt hij de Amerikaanse software en sinds 1998 ontwikkelt zijn bedrijf Groupsupport.com zelf programma's en toepassingen voor het elektronisch vergadersysteem. Hij kent alle ins en outs over de gebruikers, de mogelijkheden en alle details van de gebruikte software. 'Maar', zo betoogt hij, 'om een goed beeld te krijgen, moet je het gewoon vijf minuten proberen.'

Op een reguliere vergadertafel in het Eindhovense Twinningcentrum staan vijf laptops, waarop evenveel medewerkers van Groupsupport een demonstratie geven. Een beamer projecteert het gezamenlijke computerbeeldscherm op de wand. Het systeem geeft de mogelijkheid voor een brainstorm, waarbij iedereen zoveel mogelijk ideeën kan intypen die op het grote scherm verschijnen.

Voor de demonstratie is een bedrijfsuitje gekozen en druk typt het vijftal ideeën in, die vervolgens nog aangepast en becommentariëerd kunnen worden door de anderen. Na het spuien van de suggesties kan iedereen met behulp van het stemsysteem zijn of haar persoonlijke waardering uitspreken over de genoemde ideeën. Na een paar minuten vergaderen hebben de collega's overeenstemming bereikt. Op nr. 1 staat een reisje naar Hawaii, maar omdat dat te duur is, wordt voor nr.2 'eten bij collega Edmond' gekozen.

Tijdwinst

Tijdwinst is een van de grootste voordelen in de praktijk. Als voorbeeld noemt Van Genuchten zijn grote klant de Rabobank. Deze coöperatieve bank wilde al haar 379 directeuren raadplegen. 'Door de systemen van Groupsupport konden ze het allemaal vanuit het eigen huis doen. Daardoor hoeft niet iedereen naar een centraal punt te reizen en krijgt toch iedereen de kans om zijn of haar mening te uiten.'

Maar ook in vergaderingen binnen één gebouw zorgt het systeem voor tijdsbesparing en kunnen door iedereen continue ideeën worden ingebracht. 'Het is een misvatting om te denken dat de laptop heer en meester is tijdens een elektronische vergadering', zegt commercieel directeur Danny van den Boom (37). 'Het is slechts een hulpmiddel. Na zo'n brainstorm mogen de schermen dicht en kan gewoon gediscussieerd worden. De reactie die ik heel vaak hoor is: 'hebben we dit allemaal besproken?'.'

Groupsupport.com heeft vijftien man in dienst en groeit elk jaar met zo'n veertig procent. De Veldhovense automatiseerder Simac Techniek is aandeelhouder en daardoor heeft het bedrijf genoeg middelen om haar eigen software te ontwikkelen. Een van Groupsupport.com's producten is GroupIntelligence (de intelligentie van de groep). GroupIntelligence is een verzamelbank voor alle besproken informatie en gerelateerde documenten die vervolgens wordt weergegeven op internetpagina's.

Cultuuromslag

Volgens Van Genuchten gebruiken tientallen bedrijven de elektronische vergadersystemen. Dat elektronisch vergaderen in het overgrote deel van de bedrijven nog niet wordt toegepast, wijt de directeur aan de cultuuromslag die nodig is. 'Dat heeft met de typisch oude vergadercultuur te maken, die verander je niet zo snel. We veranderen de manier waarop een groep met elkaar omgaat en daarom gaat de introductie van elektronisch vergaderen niet zo hard als bijvoorbeeld de opkomst van e-mail. 'Jullie lijken een technologiebedrijf, maar jullie zijn een psychologiebedrijf' heeft een klant weleens terecht opgemerkt.'

Op de TU Eindhoven wordt al vier jaar geëxperimenteerd met groepen studenten uit Eindhoven en uit Hongkong. Van Genuchten: 'Ze vormen een virtueel multicultureel team. Je ziet dat er soms conflicten ontstaan, omdat de teamleden elkaar niet zien en niet kennen. Daarom is het soms belangrijk om zo'n elektronische vergadering op afstand aan te vullen met videoconferencing. De techniek die nodig is voor elektronisch vergaderen werkt prima, maar we hebben geleerd dat een elektronische vergadering bijvoorbeeld ook een heldere struktuur moet hebben en dat het van belang is dat je synchroom werkt, zodat niet iedereen zijn eigen gang gaat. Mensen bij het proces betrekken en complimenten geven is ook heel belangrijk.'

Rem

De vergadersystemen zijn nog geen eindgebruikersproduct en dat is een andere rem op het gebruik ervan. Van Genuchten verwacht dat de elektronische vergadersystemen net als tekstverwerkingsprogramma als Word Perfect en Word minimaal tien jaar nodig hebben om onder een breed publiek gebruikt te worden. 'Er is zoveel winst, je voelt op je klompen aan dat het groot gaat worden', zegt Van Genuchten. 'Wanneer de piek komt? Binnen een paar jaar.'

Michiel Elands, Eindhovens Dagblad, 14 september 2001