Case Studies

Zes landen in zes weken
GroupSupport heeft van Aon, een internationale insurance broker, de opdracht gekregen om de requirements te bepalen voor hun nieuwe wereldwijd te gebruiken website ten behoeve van klantspecifieke informatie. GroupSupport heeft dit project fysiek uitgevoerd in een zestal landen, te weten Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Hong Kong en Australië.

Virtuele Raadpleging met 360 managers
De case zoals die beschreven is betreft een virtuele raadpleging van 360 Rabobank managers. In plaats van elkaar fysiek te ontmoeten hebben deze managers elkaar alleen via het internet ontmoet gedurende de raadpleging.

Electronisch debat met burgers in Denemarken.
Het probleem waar de provincie noord Jutland zich geplaatst zag is dat veel kleine windmolens die in de 80er jaren geplaatst zijn, plaats moesten maken voor minder maar tevens ook grotere windmolens in diezelfde provincie. De provincie raad wilde met de burgers debatteren over zowel het aantal als de plaats van de windmolens.

Zes landen in zes weken

GroupSupport heeft van Aon, een internationale insurance broker, de opdracht gekregen om de requirements te bepalen voor hun nieuwe wereldwijd te gebruiken website ten behoeve van klantspecifieke informatie. Op die website beschikken zowel de account managers als de klanten van Aon over een totaal overzicht van de processen die tussen beiden speelt. Wat klanten erin kunnen aantreffen is bijvoorbeeld het overzicht van de uitstaande claims bij de insurance broker, het meest actuele persoonsgebonden nieuws, uitstaande Projecten bij de klanten en een document center waarin alle relevante stukken digitaal zijn opgeslagen.

GroupSupport heeft in gezamenlijke regie met Aon een proces opgesteld waarin zowel lokale medewerkers als hun klanten de belangrijkste requirements voor de website hebben bepaald. GroupSupport heeft dit project fysiek uitgevoerd in een zestal landen, te weten Nederland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Hong Kong en Australië.

Het resultaat was dat GroupSupport voor Aon binnen 6 weken een complete internationale scan heeft gemaakt met een diepgang die op iedere ander wijze een veelvoud van deze tijd zou hebben gekost. Door binnen het proces gebruik te maken van het elektronische vergadersysteem werd het besluitvormingproces gedemocratiseerd en het draagvlak van de genomen beslissing volledig ondersteund.

Uit de projectevaluatie is gebleken dat de opdrachtgever zich door de oplossingen van GroupSupport terdege heeft kunnen onderscheiden in de projectaanpak zowel intern als bij hun klanten.

Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.

Virtuele Raadpleging met 360 managers

De Rabobank, een van de grootste Nederlandse banken heeft een organisatievorm die afwijkt van de organisatiestructuur zoals we die aantreffen bij andere banken van dezelfde omvang. De Rabobank heeft geen aandeelhouders die een deel van de winst opeisen. De Rabobank is een coöperatie waarbij de leden klanten zijn die zowel actief willen participeren ten aanzien van het maken van het beleid van de bank als het overige functioneren van de bank.. de Rabobank is democratische structuur waarbij locale banken een stem hebben in zowel het nationale als het internationale beleid.

Vanwege het aantal lokale banken (>360 ten tijde van de raadpleging) neemt het besluitvormingsproces volgens de locale managers te veel tijd in beslag. Daarom is in plaats van samen te komen het virtuele raadpleegproces ontworpen. Het doel van een dergelijk raadpleging is om in een kortere doorlooptijd op een transparante wijze tot een besluit te komen.

Het pilot project van de virtuele raadpleging is ontwikkeld door GroupSupport in samenwerking met de Rabobank. Het proces is opgedeeld in vier ronden.

Het proces startte bij de Rabobank. De Rabobank heeft een propositie geschreven ten aanzien van de hypotheekverwerking. Een staf van redacteuren heeft zich vervolgens over dit voorstel gebogen, daar waar nodig aangepast en vervolgens opgeknipt in zeven alinea’s. Deze zeven alinea’s werden vervolgens gepubliceerd op een website die alleen toegankelijk is voor de deelnemende managers.

In ronde 1 is de groep uitgenodigd om deel te nemen aan de virtuele discussie. Dit deel van het proces vindt zowel gelijktijdig als ongelijktijdig plaats. De managers kunnen per alinea commentaar geven op het voorstel.

Nadat de discussie gesloten is worden de commentaren verzameld door GroupSupport en vervolgens doorgegeven aan de redacteuren. De redacteuren verzamelen de belangrijkste commentaren per sectie. Vervolgens worden de commentaren geaggregeerd en herschreven waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen positieve en negatieve commentaren. Een positief commentaar pleit voor het voorstel en een negatief commentaar gaat tegen het voorstel in. Deze herschreven en geaggregeerde commentaren worden vervolgens op een website toegankelijk voor alleen de betrokkenen gepubliceerd. Dit is tevens het einde van de eerste ronde.

In de tweede ronde zijn alle geaggregeerde commentaren per alinea op een formulier weergegeven, waarbij de managers per alinea, twee commentaren kunnen selecteren die zij belangrijk vinden. De redacteuren ontvangen het resultaat van dit selectieproces en interpreteren de resultaten. Het totale aantal negatieve en positieve commentaren dat per deelnemer geselecteerd is geeft in dit stadium al aan of de deelnemers voor of tegen het voorstel zijn en in welk deel van het voorstel de meeste weerstand is te verwachten.

De redacteuren herschrijven op basis van de geselecteerde commentaren het voorstel. Dit nieuwe voorstel wordt wederom op de website gepubliceerd. Daarmee is tevens het einde van ronde twee bereikt.

In de derde ronde worden de deelnemers gevraagd om per alinea van het herschreven voorstel aan te geven in welke mate ze er mee eens zijn (zeer oneens, oneens, eens, zeer eens). Daarnaast hebben de deelnemers de mogelijkheid om nog twee commentaren op het gehele voorstel te geven.

De redacteuren hebben op basis van het resultaat van ronde 3drie een duidelijke kijk op de meningen ten opzichte van het voorstel. De redacteuren herschrijven wederom het voorstel en dit voorstel wordt gepubliceerd op de website. Dit is tevens het einde van de derde ronde.

In ronde vier worden de deelnemers uitgenodigd om deel te nemen aan de laatste stap van het proces. Elke deelnemer kan aangeven of hij of zij het eens is met het voorstel of niet. Het resultaat wordt wederom gepubliceerd op het web. Indien het voorstel wordt goedgekeurd wordt het aangenomen.

Terugkoppeling van de Rabobank:

  • De virtuele raadpleging is een uitstekend middel voor besluitvorming binnen de Rabobank.
  • De doorlooptijd van de besluitvorming is sterk verkort waarbij de transparantie is toegenomen. Daarom voelen de deelnemers zich ook meer verbonden met het resultaat.

Electronisch debat met burgers in Denemarken.

Noord Jutland is een provincie in Denemarken met ongeveer 500.000 inwoners en bestrijkt een gebied van 6.200 vierkante kilometer. Het probleem waar de provincie noord Jutland zich geplaatst zag is dat veel kleine windmolens die in de 80er jaren geplaatst zijn, plaats moesten maken voor minder maar tevens ook grotere windmolens in diezelfde provincie. De provincie raad wilde met de burgers debatteren over zowel het aantal als de plaats van de windmolens.

In een traditioneel debat met en tussen burgers zijn er vaak enkel burgers die verbaal een bijdrage leveren. Vaak zijn het de goed opgeleide ontwikkelde burgers met veel zelfvertrouwen of klagende burgers die de meeste spreektijd claimen, terwijl de grote meerderheid zwijgt. Het is ook moeilijk om de juiste doelgroep aan tafel te krijgen. De wens van de provincie Noord Jutland was in deze om gewone doorsnee burgers en vertegenwoordigers van niet ambtelijke organisaties deel te laten nemen.

De oplossing voor dit probleem was om een elektronisch debat in plaats van een traditioneel debat toe te passen. Door de keuze van het elektronisch debat was de provincie in staat om het debat onder een breder verspreide en meer gedifferentieerde groep te houden. De deelnemers waren in staat om vanuit een plek die voor hen het meest comfortabel was op een voor hen gepast tijdstip bij te dragen aan de discussie.
De provincie plaatste een advertentie in de krant om 15 deelnemers te werven. Naast de 15 burgers deden ook 10 politici en vijf deelnemers van niet ambtelijke organisaties mee.

Bij het elektronische debat werd GroupSystems online toegepast omdat dit toegankelijk was via het Internet en het debat via deze applicatie over meerdere dagen te spreiden is. Voordat het debat gestart werd ontvingen alle deelnemers een E-mail met aanwijzingen. Alle deelnemers waren anoniem binnen het systeem en konden op ieder tijdstip gedurende de twee dagen durende vergadering deelnemen.
De media berichten na het debat “Groot succes in Cyber debat. De provincie Noord Jutland heeft met succes een elektronisch debat gevoerd met burgers en politici over de plaatsing van windmolens.” Gedurende het twee daagse debat werden door de deelnemers meer dan 25 pagina’s tekst bij elkaar geschreven.

Terugkoppeling van de deelnemers:

  • Deze debatvorm is perfect laten we dit vaker doen.
  • Het idee is goed – dit is een nieuwe en verrassende manier om je mening te geven.
  • De debat vorm is goed en het geeft de mogelijkheid om te allen tijde te “praten” over alle punten van de agenda.